Giấy vận tải là chứng từ bắt buộc khi vận chuyển hàng hóa bằng xe ô tô. Đây là biên bản giao nhận hàng hóa do đơn vị kinh doanh vận tải tự phát hành để xác nhận người lái xe đã nhận hàng từ người gửi, ghi rõ số lượng, loại hàng, hành trình và các thông tin cần thiết theo quy định pháp luật.
Theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2024/NĐ-CP), giấy vận tải (giấy vận chuyển) có thể là văn bản giấy hoặc giấy vận tải điện tử. Tài xế phải mang theo suốt hành trình để CSGT và thanh tra giao thông kiểm tra.
Giấy vận tải là gì?
Căn cứ theo khoảng 1 Điều 61 Luật Đường bộ 2024 có nêu cụ thể:
” Giấy vận tải là giấy tờ để xác nhận việc người lái xe đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa để vận tải đến nơi trả hàng; là bằng chứng của hợp đồng vận tải hàng hóa.”
Như vậy, giấy vận tải là văn bản hoặc chứng từ điện tử ghi nhận các thông tin cơ bản về chuyến hàng, phương tiện và người lái, do chính doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh vận tải phát hành và giao cho tài xế mang theo
Tầm quan trọng của giấy vận tải
- Xác nhận trách nhiệm giữa người gửi hàng, đơn vị vận tải và người nhận hàng.
- Là chứng từ kiểm soát hành trình, tải trọng và nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan chức năng kiểm tra.
- Bắt buộc với mọi chuyến vận chuyển hàng hóa kinh doanh bằng xe ô tô, bao gồm xe tải và xe cẩu nâng hạ hàng siêu trọng.
- Giúp đơn vị vận tải và chủ hàng tránh xử phạt hành chính khi thiếu hoặc ghi sai thông tin.
Phân biệt giấy vận tải với các giấy tờ khác
- Hợp đồng vận tải: Hợp đồng là thỏa thuận trước khi vận chuyển, còn giấy vận tải là chứng từ thực tế của chuyến xe.
- Giấy phép lưu hành đặc biệt: Giấy phép áp dụng cho hàng quá khổ, quá tải; giấy vận tải là chứng từ vận chuyển thông thường.
- Lệnh vận chuyển nội bộ: Lệnh vận chuyển dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không thay thế giấy vận tải khi kinh doanh vận tải.
Các nội dung chính của giấy vận tải
Theo Nghị định 41/2024/NĐ-CP, giấy gửi hàng hóa phải chứa đúng và đủ 6 nhóm thông tin tối thiểu sau:
- Thông tin đơn vị vận tải: Tên đầy đủ của công ty hoặc hộ kinh doanh vận tải (ví dụ: Tiến Phát Group).
- Thông tin hành trình: Điểm đầu và điểm cuối vận chuyển (cụ thể địa chỉ hoặc km số nếu cần).
- Thông tin hàng hóa: Loại hàng (máy móc, vật liệu, hàng siêu trọng…) và khối lượng hàng vận chuyển trên xe.
- Thông tin phương tiện và người lái: Biển kiểm soát xe, họ tên lái xe.
- Thông tin khách hàng: Tên đơn vị hoặc người thuê vận tải (người gửi hàng).
- Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng và ngày ký (nếu có).
- Xác nhận: Chữ ký và họ tên rõ ràng của người gửi hàng (hoặc người được ủy quyền) xác nhận khối lượng hàng đã xếp lên xe.
Mẫu giấy vận tải mới nhất 2026
Theo Nghị định 41/2024/NĐ-CP, giấy vận tải không có mẫu in cố định. Đơn vị kinh doanh vận tải tự phát hành theo 6 thông tin tối thiểu đã nêu ở phần trên.
Bạn có thể sử dụng mẫu tham khảo chuẩn nhất hiện nay (cập nhật 2026) dưới dạng file Word dưới đấy:
>> Tải mẫu Word giấy vận tải mới nhất 2026
Quy định về sử dụng và lưu trữ giấy vận tải
Quy định pháp lý bắt buộc đối với mọi đơn vị kinh doanh vận tải đều phải phát hành giấy vận tải cho lái xe, giấy phải ký xác nhận tình trạng hàng hóa và lưu trữ hồ sơ giấy vận tải trong thời gian tối thiểu 03 năm.
Đối tượng áp dụng
Tất cả các đơn vị kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe ô tô (bao gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, và hộ kinh doanh) đều phải phát hành chứng từ này cho lái xe. Quy định này áp dụng cho mọi loại hình phương tiện, từ xe tải hạng nhẹ, hạng nặng cho đến các dòng xe cẩu tự hành, xe đầu kéo chuyên dụng chở hàng siêu trường siêu trọng.
Lưu trữ
Đơn vị kinh doanh vận tải phải lưu trữ giấy vận tải của các chuyến xe đã thực hiện trong thời gian tối thiểu 03 năm. Việc lưu trữ áp dụng cho cả phiên bản giấy và giấy vận tải điện tử
Hình thức
Giấy vận tải có hai hình thức:
- Văn bản giấy (in và đóng dấu).
- Giấy vận tải điện tử (có chữ ký số hợp lệ).
Cả hai hình thức đều có giá trị pháp lý ngang nhau
Ký xác nhận
Người gửi hàng (hoặc người được ủy quyền) phải ký xác nhận vào giấy vận tải sau khi xếp hàng lên xe. Chữ ký xác nhận khối lượng, loại hàng và tình trạng hàng hóa. Đơn vị vận tải đóng dấu hoặc ký số trước khi giao cho lái xe. Việc thiếu chữ ký xác nhận làm giấy vận tải không hợp lệ.
Ví dụ sử dụng giấy vận tải trong thực tế
Công ty Tiến Phát Group nhận hợp đồng di dời một máy CNC nặng 8 tấn từ Khu công nghiệp VSIP (Bình Dương) đến Khu công nghiệp Amata (Đồng Nai). Phương tiện được điều động là một chiếc xe cẩu thùng 15 tấn.
Trước khi khởi hành, bộ phận điều hành của Tiến Phát sẽ lập một tờ giấy vận tải bao gồm các thông tin:
- Đơn vị vận tải: Công ty TNHH Cơ giới Vận tải Tiến Phát.
- Biển kiểm soát: 61C-XXXXX / Tài xế: Nguyễn Văn A.
- Hàng hóa: Máy CNC / Trọng lượng: 8.000 kg.
- Hành trình: KCN VSIP (Bình Dương) đi KCN Amata (Đồng Nai).
Sau khi cẩu máy lên thùng xe an toàn, đại diện nhà máy (người thuê dịch vụ) sẽ ký vào phần xác nhận bốc dỡ đúng tải trọng.
Mức phạt khi thiếu giấy vận tải
Theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP, hành vị không có hoặc không mang theo giấy vận tải khi bị kiểm tra sẽ bị phạt từ 800.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ đối với người lái xe.
Cụ thể:
1. Người lái xe bị phạt từ 800.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ nếu không mang theo giấy vận tải (phiên bản giấy) hoặc không xuất trình được giấy vận tải điện tử khi CSGT hoặc thanh tra giao thông yêu cầu.
2. Đối với Chủ xe (Đơn vị kinh doanh vận tải): Hành vi không cấp giấy vận tải cho tài xế, hoặc cấp giấy không đóng dấu:
- Phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 6.000.000 VNĐ đối với chủ xe là cá nhân
- Phạt tiền từ 8.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ đối với chủ xe là tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã.
Xu hướng Giấy vận tải điện tử (e-Waybill)
Giấy vận tải điện tử (e-Waybill) là phiên bản số hóa của giấy vận tải, được lập và lưu trữ trên phần mềm quản lý vận tải của Bộ Giao thông Vận tải. Văn bản này có chữ ký số hợp lệ và giá trị pháp lý ngang với phiên bản giấy.
Cách xuất giấy vận tải điện tử trên phần mềm Bộ GTVT (cập nhật 2026):
- Đăng nhập vào phần mềm quản lý vận tải do Bộ GTVT cung cấp (tài khoản đã được cấp cho đơn vị kinh doanh vận tải).
- Chọn chức năng lập giấy vận tải cho chuyến xe cụ thể.
- Nhập đầy đủ 6 thông tin tối thiểu và thông tin bổ sung (thời gian bốc xếp, điểm xếp dỡ nếu có nhiều điểm).
- Ký số bằng chữ ký số của đơn vị vận tải.
- Gửi cho người gửi hàng ký xác nhận điện tử (nếu hệ thống hỗ trợ). Xuất file PDF hoặc mã QR để lái xe mang theo
Hướng dẫn cách ghi giấy vận tải chuẩn xác cho tài xế và chủ hàng
- Phần phương tiện: Phải ghi chính xác biển số xe hiện tại. Nếu sử dụng xe đầu kéo, bắt buộc phải ghi cả biển số của đầu kéo và biển số của rơ moóc/sơ mi rơ moóc.
- Phần hàng hóa: Không ghi chung chung là “máy móc” hay “vật liệu”. Cần ghi rõ chủng loại (Ví dụ: Máy xúc lật, Thép cuộn) và đặc biệt là khối lượng thực tế. Nếu là hàng siêu trường siêu trọng, kích thước và trọng lượng phải khớp 100% với giấy phép lưu hành đặc biệt.
- Phần ký xác nhận bốc xếp: Chủ hàng hoặc người chịu trách nhiệm bốc dỡ tại kho phải ký và ghi rõ họ tên để xác nhận rằng hàng hóa đưa lên thùng xe đã được chằng buộc an toàn và tuân thủ đúng tải trọng thiết kế của xe.
Giải pháp vận chuyển, di dời thiết bị trọn gói pháp lý tại Tiến Phát Group
Tiến Phát Group cung cấp giải pháp vận chuyển trọn gói pháp lý. Khi khách hàng thuê xe cẩu, di dời máy móc, thiết bị, công ty chịu trách nhiệm 100% việc lập giấy vận tải, chuẩn bị giấy phép lưu hành đặc biệt (nếu hàng quá khổ, quá tải), bảo hiểm hàng hóa và giấy chứng nhận kiểm định phương tiện.
Chúng tôi cam kết hệ thống phương tiện luôn tuân thủ nghiêm ngặt luật giao thông, đảm bảo hàng hóa và máy móc của đối tác được vận chuyển thông suốt, an toàn.
FAQs – Câu hỏi thường gặp
Giấy vận tải có bắt buộc với xe cẩu không?
Có. Giấy vận tải bắt buộc khi xe cẩu tham gia vận chuyển hàng hóa kinh doanh, kể cả nâng hạ và di dời máy móc siêu trọng.
Lái xe quên mang giấy vận tải bị phạt bao nhiêu?
Người lái xe bị phạt từ 800.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ nếu không mang theo hoặc không xuất trình được giấy vận tải (giấy hoặc điện tử) khi kiểm tra.
Cách tải mẫu giấy vận tải mới nhất 2025?
Bạn có thể tải mẫu giấy vận tải chuẩn theo Nghị định 41/2024/NĐ-CP tại phần tải tài liệu của bài viết này (file Word và PDF). Mẫu đã rút gọn theo quy định mới nhất.
Hợp đồng vận tải có thay thế được giấy vận tải không?
Không. Hợp đồng vận tải là thỏa thuận trước chuyến xe, còn giấy vận tải là chứng từ thực tế của chuyến vận chuyển. Hai loại giấy tờ này không thay thế lẫn nhau.
Tổng kết
Giấy vận tải là chứng từ bắt buộc trong vận tải hàng hóa bằng ô tô, chứa 6 thông tin tối thiểu theo Nghị định 41/2024/NĐ-CP. Việc sử dụng đúng giấy vận tải (giấy hoặc điện tử) giúp tránh phạt và đảm bảo hành trình suôn sẻ, đặc biệt với xe cẩu và hàng siêu trọng.
Tiến Phát Group hỗ trợ khách hàng toàn diện từ lập giấy vận tải đến các giấy phép liên quan, giúp quá trình di dời máy móc diễn ra đúng pháp luật và không bị gián đoạn.
